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Dokumente finden, schnell, umfassend und jederzeit

Ein Dokumenten-Management-System (DMS) dient der datenbankgestützten Verwaltung beliebiger Dokumente und der elektronischer Archivierung. Ziel sind unter anderem das papierarme Büro und der schnelle Zugriff auf alle benötigten Unterlagen, abhängig davon, wann sie angefallen und aus welcher Anwendung oder aus welchem Kontext sie entstanden sind.

Ein professionelles DMS verfolgt immer einen ganzheitlichen Anspruch, der gesamte Dokumentenfluss mitsamt einem zentralen Informationspool wird innerhalb einer Unternehmensinstallation abgebildet. Übersichtlichkeit, prozessbezogene Ablagen, schnellste Recherchezeiten, Aktualität sowie der Zugriff von unterschiedlichen Standorten sind entscheidende Kriterien für die Effektivität einer eingesetzten Software. Benutzerfreundlichkeit, Stabilität und Wirtschaftlichkeit eines Programms sind notwendige Vorrausetzungen für den Einsatz eines solchen Systems.

Darüber hinaus gilt es, auch gesetzliche Vorgaben zu beachten und umzusetzen: Seit 2002 müssen steuerrelevante Daten und Unterlagen, die maschinell erfasst werden, im EDV-System revisionssicher archiviert werden. Eine Manipulation dieser Daten muss ausgeschlossen sein. Die Aufbewahrung ausgedruckter Dokumente reicht nicht mehr aus.

Die ELO Produktpalette der ELO Digital Office GmbH erfüllt alle Anforderungen an moderne DMS-Systeme und bildet eine ideale Plattform für effizientes Wissens- und Informationsmanagement. Der Aufbau der Software ist dem herkömmlichem Ablagesystem – Aktenschrank, Aktenordner, Dokument – nachempfunden. Je nach Anforderung und Unternehmensgröße sind die Lösungen skalierbar: ELOoffice ist die ideale Produktlösung für kleine Unternehmen und den Einzelplatzanwender. Die modulare Client-/Server-Lösung ELOprofessional ist für die Bedürfnisse der kleinen bis mittelständigen Unternehmen konzipiert. Mit ELOenterprise richtet sich das Unternehmen an große Firmen und Konzerne.

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